PORQUE METAS REALISTAS SÃO IMPORTANTES - E COMO
ESTABELECÊ-LAS
Dave Wakeman
Este artigo foi publicado no dia 28 de
abril no blog Voices do PMI.
Um
dos desafios comuns que ouço das comunidades de gerenciamento de projeto é a
ideia de que nossas organizações estabelecem metas não realistas. Isto é um
desafio enorme, porque o estabelecimento de metas inatingíveis pode levar ao
fracasso do projeto, ao moral baixo da equipe e a uma cultura de insegurança.
É
de vital importância investir tempo trabalhando com os nossos escritórios de
gerenciamento de projetos (PMO – Project Management Office) e patrocinadores
para desenvolver cronogramas e metas realistas de serem atingidas no curto e
longo prazo. Por quê? Porque isto vai ajudar a manter a motivação ao longo do
projeto assim que cada etapa (marco) é completada. Além disso, irá ajudá-lo a
comunicar o progresso de forma mais eficaz a seus patrocinadores e habilitá-lo
a estabelecer expectativas claras e razoáveis no início do projeto. Aqui estão
três maneiras que você pode usar para definir melhor as metas para motivar suas
equipes, patrocinadores e partes interessadas no projeto:
1.
Garantir clareza dos objetivos do projeto. Para definir efetivamente as metas
adequadas para a sua equipe, você precisa ter certeza de que elas estão
alinhadas com os objetivos do projeto. Muito frequentemente os projetos se perdem
porque seus objetivos não são claros ou não se alinham com os objetivos de
negócio da organização. Isto pode ser evitado assegurando que você esclareça os
objetivos do projeto logo no início. Por exemplo, organize uma reunião com o
seu patrocinador ou executivos para falar sobre esses objetivos, como eles
serão medidos, o papel do patrocinador e responsabilidades. Esta medida simples
garante que você tenha clareza e possa trabalhar com sua equipe para definir
metas que estejam alinhadas com as expectativas do patrocinador.
2.
Estabeleça visões de curto e longo prazo para o projeto. Frequentemente é muito
fácil olhar para o resultado final de um projeto e dizer que este é o único
objetivo que interessa. Isso pode enfraquecer a sua equipe e desmotivar todos
os envolvidos. Agindo assim, se você está lidando com um projeto que levará
anos para ser concluído, não haverá sentimento de realização mesmo quando a
equipe tiver cumprido um marco importante do ciclo de vida do projeto. É por
isso que você precisa definir metas de curto e longo prazo. As metas de curto
prazo vão fazer duas coisas. Primeiro, por proporcionarem um sentimento de
realização, elas ajudam a manter a motivação dos membros da equipe a
continuarem trabalhando no progresso do projeto. Em segundo lugar, elas dão
boas indicações sobre se o projeto está de acordo com os prazos, tornando muito
mais fácil ajustar o cronograma e plano de forma adequada.
3.
Comunique-se. Tudo em gerenciamento de projetos se resume a comunicação. Ao
estabelecer metas para a sua equipe, você precisa se comunicar de forma
consistente. Uma estratégia de comunicação bem-sucedida se concentra na
transmissão clara dos objetivos e metas do projeto e como eles apoiam a missão
da organização; explica como as metas de curto e longo prazos se relacionam
entre si e permite que você mantenha as expectativas sob controle.
Como
não é possível controlar todas as variáveis de cada projeto, ao usar metas para
definir expectativas apropriadas um gerente de projetos pode proporcionar
grandes avanços ao desempenho da equipe.